ERP e sistemi legacy:
5 step per una transizione efficace
INDICE
Introduzione
1. Mappare i sistemi esistenti e i flussi informativi
2. Coinvolgere gli stakeholder che usano i sistemi legacy
3. Definire una strategia di integrazione (o sostituzione)
4. Preparare i dati per la migrazione
5. Affiancare il go-live con un piano di supporto e monitoraggio
Una transizione ben guidata valorizza anche il passato
Una gestione poco strutturata può generare inefficienze e resistenze al cambiamento.
Quando un’azienda decide di introdurre un nuovo sistema ERP, si trova spesso a confronto con la presenza di sistemi legacy già esistenti. Si tratta di applicazioni sviluppate nel tempo, spesso cucite su misura, che svolgono ancora un ruolo chiave nei processi operativi.
In questi casi, la transizione verso un ERP è un cambiamento strategico e organizzativo che va pianificato con attenzione: una gestione poco strutturata può generare inefficienze, discontinuità operative e resistenze al cambiamento.
In questo articolo proponiamo una guida pratica in 5 step, pensata per accompagnare le aziende lungo un percorso efficace e sostenibile di integrazione o sostituzione dei sistemi legacy con un nuovo ERP.
1. Mappare i sistemi esistenti e i flussi informativi
Il primo passo è avere una visione chiara dello scenario attuale. Spesso i sistemi legacy sono stratificati nel tempo e usati da reparti diversi, con livelli di formalizzazione molto variabili. La loro importanza è reale, anche se talvolta sottovalutata.
Serve quindi una mappatura dettagliata che identifichi:
- quali applicazioni sono attive e su quali processi agiscono,
- quali dati vengono gestiti,
- quali interfacce esistono (o mancano) tra sistemi.
Questa analisi preliminare è fondamentale per comprendere quali sistemi dovranno essere integrati, sostituiti o mantenuti, e dove intervenire per garantire la continuità operativa.
La Data Analysis sostiene e risponde a
decisioni complesse in contesti competitivi.
2. Coinvolgere gli stakeholder che usano i sistemi legacy
I sistemi legacy sono spesso mantenuti in vita perché rispondono a esigenze molto specifiche. I veri esperti di questi strumenti non sono in IT, ma nei reparti che li utilizzano ogni giorno: amministrazione, logistica, produzione, acquisti.
Coinvolgere questi stakeholder fin dall’inizio del progetto ERP è essenziale per:
- raccogliere i requisiti reali,
- identificare funzionalità critiche da preservare o migliorare,
- generare consapevolezza e ridurre la resistenza al cambiamento.
Se imposto dall’alto, l’ERP rischia di essere percepito come un vincolo; deve invece essere un’evoluzione condivisa, costruita a partire dai bisogni operativi reali.
3. Definire una strategia di integrazione (o sostituzione)
Una volta raccolte le informazioni e coinvolte le persone, è il momento di decidere come gestire i sistemi legacy in relazione al nuovo ERP. Le opzioni non sono solo “integrare” o “dismettere”: ogni contesto richiede soluzioni su misura.
Alcuni sistemi possono essere sostituiti, altri integrati tramite API o connettori, altri ancora possono essere lasciati attivi temporaneamente durante una fase di transizione.
La strategia di integrazione deve:
- garantire la continuità operativa durante il passaggio,
- evitare ridondanze e conflitti nei dati,
- costruire un flusso informativo coerente tra nuovo e vecchio sistema.
Un ERP non può funzionare bene
senza dati di qualità.
4. Preparare i dati per la migrazione
I sistemi legacy spesso contengono anagrafiche obsolete, codifiche non standardizzate, dati duplicati o inconsistenti.
Prima di migrare le informazioni nel nuovo sistema, è fondamentale:
- Effettuare una pulizia dei dati (data cleaning),
- Definire regole di armonizzazione e normalizzazione,
- Validare i dataset critici con i reparti coinvolti.
Questo step rappresenta un’opportunità unica per migliorare la qualità del patrimonio informativo aziendale, creando le basi per un ERP efficiente, coerente e utile.
5. Affiancare il go-live con un piano di supporto e monitoraggio
L’avvio operativo del nuovo ERP è solo l’inizio. Per garantire una transizione efficace, è necessario prevedere un accompagnamento continuo nelle settimane successive al go-live.
Questo significa:
- offrire supporto tempestivo agli utenti in caso di problemi o dubbi,
- monitorare l’efficacia dei flussi e delle integrazioni,
- raccogliere feedback per piccoli aggiustamenti o miglioramenti.
Un piano strutturato di post-go-live consente di consolidare il cambiamento, evitare ritorni “tattici” ai sistemi legacy e trasformare l’adozione dell’ERP in un vero successo operativo.
Una transizione ben guidata valorizza anche il passato
I sistemi legacy, lungi dall’essere ostacoli da abbattere, sono una memoria storica da comprendere e valorizzare. Una transizione ben progettata verso un ERP evoluto deve saper riconoscere ciò che funziona, integrarlo dove serve, e innovare dove è possibile.
In NEALIS accompagniamo le aziende in questo percorso, unendo competenze tecniche e visione strategica per garantire un’integrazione efficace tra sistemi legacy e nuovi ERP. Se stai progettando un cambiamento, contattaci per una consulenza personalizzata.
