Integrare l’ERP con i sistemi esistenti: come semplificare i processi contabili in una holding
INDICE
Introduzione
Il contesto: contabilità e documenti gestiti su sistemi separati
L’esigenza: collegare contabilità e documenti in modo immediato
La soluzione: integrazione tra smeup enterprise suite e gestione documentale
Il ruolo di Nealis: progettare integrazioni che semplificano i processi
I benefici: più efficienza nel lavoro amministrativo
Conclusione
Il lavoro quotidiano diventa più complesso
se i sistemi non comunicano tra loro.
Nelle organizzazioni strutturate, come le holding di investimento, i processi amministrativi e contabili si basano spesso su diversi strumenti software: documenti, registrazioni contabili e archiviazione digitale possono essere gestiti su piattaforme diverse, ciascuna progettata per rispondere a esigenze specifiche.
Quando questi sistemi non comunicano tra loro, però, il lavoro quotidiano diventa meno efficiente: gli utenti devono passare da un’applicazione all’altra per recuperare informazioni, o verificare dati collegati alle registrazioni contabili.
In questi casi, la soluzione non consiste necessariamente nella sostituzione dei sistemi esistenti, ma nell’integrazione intelligente, creando un flusso informativo continuo tra le diverse applicazioni.
È proprio questo l’obiettivo del progetto realizzato da NEALIS, che ha implementato il modulo Registrazioni contabili di smeup enterprise suite e lo ha integrato con il software di gestione documentale già in uso presso una holding di investimento.
Il contesto: contabilità e documenti gestiti su sistemi separati
La holding oggetto del progetto disponeva già di un sistema di gestione documentale utilizzato per archiviare e consultare i documenti aziendali.
Parallelamente, era necessario introdurre all’interno dell’ERP una gestione più strutturata delle registrazioni contabili, in modo da supportare le attività amministrative con strumenti coerenti con i processi aziendali.
Il punto critico riguardava il collegamento tra questi due mondi: le registrazioni contabili da un lato e i documenti archiviati nel sistema documentale dall’altro.
In assenza di integrazione, gli utenti avrebbero dovuto consultare i documenti manualmente nel sistema documentale, interrompendo il flusso di lavoro in ERP e aumentando il tempo necessario per recuperare le informazioni.
L’esigenza: collegare contabilità e documenti in modo immediato
L’obiettivo del progetto era quindi creare un sistema integrato in cui:
- le registrazioni contabili potessero essere gestite all’interno dell’ERP;
- i documenti archiviati nel sistema documentale fossero facilmente accessibili;
- gli utenti potessero consultare tutte le informazioni utili senza cambiare applicazione.
In altre parole, il sistema informativo doveva permettere di passare dai dati contabili ai documenti collegati in modo immediato, mantenendo allo stesso tempo l’infrastruttura software già presente in azienda.
La soluzione: integrazione tra smeup enterprise suite e gestione documentale
Per rispondere a questa esigenza, NEALIS ha implementato il modulo Registrazioni contabili di smeup enterprise suite e ha sviluppato un’integrazione con il software di gestione documentale tramite webservice.
Il funzionamento del sistema integrato si basa su due flussi principali.
Quando viene registrata una fattura all’interno dell’ERP, l’informazione relativa al documento viene trasmessa al sistema documentale tramite webservice, creando così il collegamento tra registrazione contabile e documento archiviato.
Allo stesso modo, dalla schermata delle registrazioni contabili è possibile richiamare direttamente il documento associato: l’ERP invia una richiesta al sistema documentale tramite webservice e ne visualizza il contenuto.
In questo modo, le informazioni contabili e i documenti restano gestiti nei rispettivi sistemi, ma vengono consultati in modo integrato, senza interrompere il flusso operativo.
Il ruolo di Nealis: progettare integrazioni che semplificano i processi
Il contributo di NEALIS non si è limitato all’implementazione tecnica dell’integrazione, ma ha riguardato anche la progettazione complessiva del flusso informativo tra i due sistemi.
Il progetto ha incluso:
- l’implementazione del modulo contabile di smeup enterprise suite;
- l’analisi dei processi amministrativi della holding;
- la progettazione dei flussi di integrazione tra ERP e sistema documentale;
- lo sviluppo dei webservice necessari alla comunicazione tra le piattaforme.
L’obiettivo era semplificare il lavoro quotidiano degli utenti, permettendo loro di accedere a tutte le informazioni rilevanti all’interno di un unico contesto operativo.
L’intero progetto è stato sviluppato da un team congiunto NEALIS e smeup.
Il risultato è un ambiente di lavoro più semplice in cui le informazioni sono disponibili nel momento giusto.
I benefici: più efficienza nel lavoro amministrativo
Grazie a questa integrazione, la holding ha potuto migliorare in modo significativo l’efficienza dei propri processi amministrativi.
In particolare, il progetto ha permesso di ottenere:
- accesso immediato ai documenti direttamente dalle registrazioni contabili;
- riduzione del tempo necessario per cercare e consultare le informazioni;
- maggiore fluidità nel lavoro quotidiano degli utenti;
- integrazione tra sistemi senza dover sostituire il software documentale esistente.
Il risultato è un ambiente di lavoro più semplice, in cui le informazioni contabili e documentali sono sempre disponibili nel momento in cui servono.
Conclusione
Questa esperienza dimostra come l’ERP possa diventare un vero punto di accesso centrale alle informazioni aziendali, anche quando i dati risiedono in sistemi diversi.
Grazie alla flessibilità di smeup enterprise suite e alla progettazione realizzata dal team NEALIS – smeup, è stato possibile integrare strumenti già presenti in azienda e costruire un sistema informativo più efficiente, capace di semplificare il lavoro delle persone e migliorare la gestione dei processi amministrativi.
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