Gestione delle richieste d’acquisto: come abbiamo trasformato il processo per C.M.S.
Ottimizzare i processi di acquisto garantisce efficienza, controllo e trasparenza.
Ottimizzare i processi di acquisto è fondamentale per garantire efficienza operativa, controllo dei costi e trasparenza, anche nelle piccole e medie imprese. C.M.S., leader nella produzione di macchine avanzate per la lavorazione di una vasta gamma di materiali, ha riconosciuto l’importanza di digitalizzare e automatizzare la gestione delle richieste d’acquisto. Per questo si è rivolta a NEALIS, che ha sviluppato RdA Web: una soluzione personalizzata in grado di migliorare significativamente l’efficacia e l’affidabilità del processo di acquisto, riducendo tempi e margini di errore.
Un’eccellenza industriale alla ricerca di efficienza operativa
C.M.S. è una realtà affermata nel settore delle macchine industriali, con un’esperienza che risale al 1969 e un focus costante sull’innovazione tecnologica e la qualità. Parte del Gruppo SCM, C.M.S. ha ampliato la propria attività abbracciando diversi settori – dai compositi al vetro, dal metallo alla plastica – diventando un partner tecnologico di riferimento per clienti internazionali.
Digitalizzare e automatizzare le aziende è oggi fondamentale per ottenere dei vantaggi.
Il nodo da sciogliere: manualità e inefficienza nel flusso d’approvazione degli acquisti
Prima dell’intervento di NEALIS, le richieste d’acquisto erano gestite manualmente, tramite un complesso processo di scambio e-mail e fogli Excel e senza una procedura di approvazione rigorosa e centralizzata. Questa gestione comportava rischi significativi quali:
- Maggiore probabilità di attribuzione errata delle spese a centri di costo e commesse;
- Difficoltà nel mantenere un controllo puntuale e granulare sui budget assegnati;
- Mancanza di un sistema che consentisse un processo di approvazione multilivello, differenziato in base all’importo della richiesta d’acquisto.
L’obiettivo: automazione, controllo e trasparenza nel processo di approvazione
Quando si è rivolta a NEALIS, C.M.S. aveva un obiettivo chiaro: digitalizzare il processo di gestione delle richieste d’acquisto per migliorare l’efficienza, centralizzare le approvazioni e garantire un maggiore controllo sugli acquisti, specialmente su quelli con valori elevati. C.M.S. necessitava di una piattaforma in grado di:
- Formalizzare le gerarchie di approvazione e automatizzarle in base a scaglioni di importo;
- Integrare il sistema con l’ERP aziendale, per aggiornamenti in tempo reale delle informazioni anagrafiche e creazione automatica dei documenti di acquisto;
- Offrire trasparenza e tracciabilità lungo tutto il processo;
- Imputare correttamente le richieste d’acquisto a centri di costo, tipologie di spesa e commesse di riferimento
La soluzione NEALIS: RdA Web, un’applicazione scalabile e in continua evoluzione
NEALIS ha progettato RdA Web, un’applicazione web scalabile, intuitiva e flessibile, costruita su misura per rispondere alle esigenze specifiche di C.M.S.. Tra le caratteristiche principali della soluzione:
- Automazione della scalata di approvazione: ogni richiesta segue una gerarchia di approvazione basata su soglie di importo, coinvolgendo diversi livelli fino alla direzione aziendale per gli importi più elevati.
- Integrazione con l’ERP aziendale: RdA Web si sincronizza frequentemente con l’ERP per aggiornare anagrafiche, centri di costo e tipologie di spesa, eliminando il rischio di discrepanze tra i sistemi; inoltre, RdA Web recepisce l’ordine d’acquisto inserito sul gestionale e lo riconcilia con la richiesta d’acquisto che lo ha generato.
- Gestione dei ruoli e della sicurezza: grazie a una struttura di permessi, ogni utente può accedere solo alle informazioni e alle funzionalità di propria competenza, garantendo sicurezza e riservatezza.
- Funzioni di analisi e reporting: RdA Web consente di esportare i dati in formato Excel, facilitando l’analisi degli scostamenti di budget, il monitoraggio della spesa per commessa e la gestione dell’extra-budget.
Un punto di forza di RdA Web è la sua capacità di evolvere insieme alle esigenze del cliente. Nel tempo, l’applicazione è stata arricchita con nuove funzionalità, permettendo a C.M.S. di adattare i propri processi di approvazione e gestione acquisti in risposta ai cambiamenti aziendali e alle nuove priorità operative. Questo sviluppo continuo ha consentito di mantenere il sistema allineato con le esigenze strategiche di C.M.S., garantendo un investimento tecnologico che cresce con l’azienda.
Conclusione
Grazie a RdA Web, C.M.S. ha digitalizzato il processo di gestione delle richieste d’acquisto di C.M.S., garantendo efficienza e controllo, in totale integrazione con l’ERP aziendale. Oggi C.M.S. dispone di un sistema evoluto che risponde a tutte le esigenze di approvazione e verifica e si adatta alle evoluzioni aziendali, riducendo i tempi operativi e migliorando la precisione nelle operazioni di acquisto.
Se anche la tua azienda sta cercando una soluzione per ottimizzare la gestione delle richieste d’acquisto e migliorare il controllo sui costi, NEALIS è il partner ideale per progettare una soluzione su misura.
- Tutti
- Approfondimenti
- Case history
