Come gestiamo un progetto di cambio ERP: il metodo NEALIS
Cambiare ERP è una delle decisioni
più impegnative che un'azienda possa prendere.
Introduzione
Perché cambiare ERP è così impegnativo? Non si tratta solo di sostituire un software, ma significa ridisegnare i processi, formare le persone, migrare anni di dati storici, il tutto mentre l’azienda continua a lavorare.
In questo contesto, la differenza tra un progetto che va a buon fine e uno che si trasforma in un’emergenza prolungata spesso non dipende dalla qualità del software scelto, ma soprattutto da come il progetto viene impostato, pianificato e controllato nel tempo.
Questo articolo descrive il metodo con cui NEALIS gestisce i progetti di implementazione ERP: un approccio strutturato, costruito nel tempo sul campo, che mette al centro la precisione nella pianificazione e la trasparenza nel rapporto con il cliente.
Perché un cambio ERP è un progetto ad alto rischio
I progetti ERP hanno una reputazione non sempre lusinghiera: sforamenti di budget, ritardi sui tempi, funzionalità che non corrispondono alle aspettative. Le cause sono diverse: uno scope mal definito, stime ottimistiche e una comunicazione frammentata tra fornitore e cliente sono le più frequenti e spesso aggravate dall’assenza di strumenti in grado di intercettare i problemi prima che diventino critici.
Un progetto ERP coinvolge decine di persone su entrambi i lati – consulenti, sviluppatori, key user, responsabili di funzione – e si estende per mesi. In assenza di una struttura precisa, è fisiologico che le cose scivolino: le priorità cambiano, le richieste si accumulano e i problemi vengono affrontati in ordine di urgenza invece che di importanza. La risposta, in base alla nostra esperienza – sta nel costruire un sistema semplice, chiaro e condiviso fin dal primo giorno.
Il punto di partenza: l'assessment
Ogni progetto NEALIS inizia con una fase di assessment. Prima di configurare qualsiasi parametro o avviare qualsiasi sviluppo, il team dedica il tempo necessario ad analizzare in profondità i processi del cliente: come funziona oggi l’azienda, dove si trovano le criticità, cosa deve cambiare e cosa invece può essere preservato.
L’output dell’assessment è una WBS – Work Breakdown Structure – ovvero un elenco dettagliato e strutturato di tutti i task che compongono il progetto, in cui ogni attività è identificata, stimata e assegnata. Per NEALIS, questo livello di precisione è la base su cui costruire una pianificazione realistica. Per il cliente, è la garanzia che il perimetro del progetto è stato compreso e condiviso prima di iniziare.
Nealis si impegna a rispettare le stime
mettendo in gioco il proprio margine.
La struttura dell'offerta a fasce
Una delle scelte metodologiche più caratterizzanti del modello NEALIS è la struttura dell’offerta a fasce. In caso di sforamento delle ore previste in fase di preventivazione, viene applicata una tariffa oraria decrescente.
Questo approccio ha una conseguenza precisa: NEALIS si impegna a rispettare le stime, mettendo in gioco il proprio margine. Se una fase sfora rispetto a quanto pianificato, le ore di lavoro extra non portano vantaggi al fornitore, che sarà quindi motivato a rispettare il più possibile i piani definiti. Per il cliente, questo significa poter pianificare gli investimenti con maggiore certezza. Per NEALIS, significa avere un incentivo concreto a fare bene la fase di assessment e a mantenere il controllo sull’avanzamento del progetto per tutta la sua durata.
Gli strumenti di controllo
Il terzo pilastro del metodo NEALIS è un sistema di controllo del progetto che privilegia la semplicità rispetto alla sofisticazione. Lo strumento principale è un file Excel strutturato in più fogli, ciascuno con uno scopo preciso. La scelta di Excel non è casuale: è uno strumento che non richiede formazione, può essere condiviso e aggiornato da entrambe le parti senza frizioni tecniche, ed è comprensibile anche per chi, lato cliente, non ha familiarità con i software di project management.
Il foglio Schedule contiene il piano delle attività con le date pianificate e l’avanzamento effettivo, e permette di verificare in qualsiasi momento se il progetto è in linea con quanto previsto e su quali attività si stanno accumulando ritardi. Il foglio Risorse traccia l’allocazione delle persone coinvolte nel progetto – sia lato NEALIS che lato cliente – e serve a verificare che le risorse pianificate siano disponibili nelle fasi in cui sono necessarie.
Il foglio Issues è un registro delle segnalazioni aperte dal cliente nel corso del progetto: ogni issue ha un responsabile, una data di apertura e uno stato di avanzamento, in modo che nessuna segnalazione rimanga senza risposta. Il foglio Change Requests traccia invece le richieste di modifica o ampliamento dello scope in modo formale, consentendo a entrambe le parti di distinguere con precisione ciò che rientra nel perimetro originale da ciò che è stato aggiunto in corsa.
L’Indice dei meeting registra tutti gli incontri – interni e con il cliente – con data, partecipanti e principali decisioni prese, per mantenere la memoria del progetto e garantire che le decisioni non si perdano nel tempo. Infine, la Dashboard grafica offre una sintesi visiva dello stato complessivo del progetto, pensata per la comunicazione al cliente e al management, e utile sia per i momenti di aggiornamento periodico sia per supportare le decisioni.
Conclusione
Il metodo che NEALIS adotta nella gestione dei progetti ERP non nasce da una teoria astratta di project management, ma dall’esperienza diretta su decine di implementazioni e dalla consapevolezza di cosa può andare storto quando la pianificazione è approssimativa e il controllo è lasciato all’improvvisazione.
Assessment preciso, offerta a fasce e strumenti di controllo semplici e condivisi sono tre elementi interconnessi che hanno un obiettivo comune: fare in modo che il progetto arrivi a destinazione nei tempi e nei costi previsti, con visibilità totale per il cliente, su ogni fase del percorso.
Se stai valutando un cambio ERP e vuoi capire come potremmo impostare insieme il progetto, siamo disponibili per una prima call conoscitiva.
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